Formulaire A

Les Rubriques du formulaire A

Définition d’un dossier : on entend par dossier dans le cadre de cette notice explicative, un bénéficiaire principal, le partenaire de vie, les enfants mineurs à charge

Le formulaire A désigne les bénéficiaires du dossier et mentionne les données relatives à leur identité.

Il y a toujours un seul bénéficiaire principal par dossier.

Le bénéficiaire principal est la personne dont le dossier porte le nom et qui a demandé l'aide. Il est le titulaire du dossier.

Lorsque le dossier compte des bénéficiaires secondaires (partenaire de vie, enfants mineurs à charge) en plus du bénéficiaire principal, le formulaire A doit être complété avec les données de ceux-ci.

En cas de changement dans les bénéficiaires secondaires (une personne ne fait plus partie des bénéficiaires secondaires ou en fait partie alors que ce n'était pas le cas précédemment…), le formulaire A doit etre adapté en conséquence.

Sur ce formulaire, le CPAS inscrit les données relatives à l'identité du ou des bénéficiaires

Le numéro de la commune attribué par l’institut national de statistiques (INS).

Bénéficiaire principal

Le CPAS attribue librement un numéro unique de dossier du bénéficiaire principal (qui sera aussi utilisé pour les bénéficiaires secondaires ).

Il doit cependant répondre aux conditions suivantes :

  • Dès qu'un numéro de dossier est attribué à un bénéficiaire, il ne peut plus être attribué à un autre bénéficiaire et le reste définitivement.
  • Le numéro de dossier compte au maximum 11 positions.
  • Chiffres et lettres sont autorisés. D'autres signes (blancs, tirets, barres obliques...) sont autorisés mais ignorés par le traitement informatique. Il en va de même des zéros qui précèdent le premier chiffre ou la première lettre du dossier.  Dans le traitement, les minuscules sont interprétées de la même façon que les majuscules.

Le numéro de dossier est le pivot des différents formulaires qui composent un même dossier.  Il identifie le dossier et sera toujours repris sur les autres formulaires introduits par le CPAS en rapport avec le dossier. Le numéro de dossier ne peut être modifié.

Lorsqu’un bénéficiaire secondaire devient un bénéficiaire principal, un nouveau numéro de dossier doit lui être attribué. (exemple : un enfant qui atteint l’âge de 18 ans, changement de situation familiale tel séparation du couple…).

Même si cela n’est pas obligatoire, le SPP IS recommande d’utiliser le numéro de registre national comme numéro de dossier.

Pour une première demande, la date d'entrée en vigueur est la date à partir de laquelle l’aide est octroyée par le CPAS .

Quand un CPAS envoie un nouveau formulaire A pour signaler une modification des données, la date d'entrée en vigueur est la date à partir de laquelle le ou les changements sont d'application.

Le CPAS inscrit le nom du bénéficiaire tel qu'il figure dans le Registre National.

En présence d'un nom composé, toutes ses parties doivent être inscrites dans la rubrique.

Le CPAS inscrit le prénom du bénéficiaire tel qu'il figure dans le Registre National.

S’il n’y a pas de prénom connu au Registre national, cette rubrique ne doit pas être remplie.

Le CPAS inscrit la date de naissance du bénéficiaire principal telle qu'elle figure au Registre National

Si la date de naissance du bénéficiaire  principal n'est pas connue, le CPAS applique les règles suivantes:

Si seule l'année de naissance est connue, mais non le jour ni le mois, le CPAS utilise la date du 30 juin avec l'année de naissance (par exemple : 30/06/1977).

Si seul le jour est inconnu, alors que mois et année sont connus, le CPAS met 15 dans la  zone jour.

Si le bénéficiaire ne possède pas de numéro NISS, un numéro bis (également pour le statut E voir ci-dessous) doit être demandé à la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale. (Pour la demande d’obtention d’un numéro bis, il existe un flux XML spécifique qui peut vous être expliqué par votre fournisseur informatique).

Le statut correspond à une catégorie déterminée sur la base de dispositions légales

Les codes suivants sont possibles :

A

réfugié reconnu ou apatride(ayant droit au DIS) et protection subsidiaire (à partir du 1/12/16)

B

candidat réfugié

C

séjournant illégalement et connu dans le Registre National ou la Banque Carrefour de la Sécurité Sociale

E

séjour temporaire/étranger en transit (avec visa de touriste)

F

belge rapatrié par le gouvernement

G

mineur né de père ou mère inconnu ou enfant de nationalité belge abandonné à la naissance et dont la mère n'était pas inscrite au registre de la population

H

belge non inscrit au registre de la population

I

étranger non inscrit au registre de la population qui a le droit de séjourner dans le pays

K

étranger avec attestation “déplacé temporaire”

M

enfant mineur à charge inscrit dans le registre de la population

Le CPAS inscrit l'adresse de la résidence effective du bénéficiaire.

Il ne s'agit pas nécessairement de l'adresse officielle du bénéficiaire.

Le CPAS inscrit le code postal de la commune de résidence effective.

Lorsque le bénéficiaire principal séjourne dans une institution, le CPAS indique ici le type d'institution :

01

Hôpital psychiatrique

02

Etablissement agréé pour handicapés

03

Maison de repos agréée pour personnes âgées, résidence-service ou complexe résidentiel proposant des services, pour autant que ces établissements aient été agréés en tant que tels par l’autorité compétente

04

Etablissement, de quelque nature que ce soit, où la personne réside obligatoirement en exécution d'une décision judiciaire ou administrative

05

Etablissement ou institution agréé par l’autorité compétente, pour accueillir des personnes en détresse et leur assurer temporairement le logement et la guidance

06

Maison de repos et de soins agréée
07 Une maison de soins psychiatriques ou initiative d’habitation protégée, pour autant que ces infrastructures soient agréées par l’autorité compétente
08 Etablissement pour enfants ou séjour chez une personne privée qui l’héberge à titre onéreux
09 Autres

Le CPAS indique la nationalité du bénéficiaire à l'aide du code INS-nationalité tel qui figure au registre national.

Les codes suivants sont possibles :

1 Homme
2 Femme

Les codes suivants sont possibles:

03 hôpital psychiatrique, établissement agréé pour handicapés, maison de repos agréée pour personnes âgées, résidence-service ou complexe résidentiel proposant des services, pour autant que ces établissements aient été agréés en tant que tels par l’autorité compétente, établissement, de quelque nature que ce soit, ou la personne réside obligatoirement en exécution d'une décision judiciaire ou administrative, établissement ou institution agréé par l’autorité compétente, pour accueillir des personnes en détresse et leur assurer temporairement le logement et la guidance, maison de repos et de soins agréée, s’il s’agit d’un mineur d’âge, établissement pour enfants ou chez une personne privée qui l’héberge à titre onéreux, une maison de soins psychiatriques ou initiative d’habitation protégée, pour autant que ces infrastructures soient agréées par l’autorité compétente A ou B ou E
05 le bénéficiaire est isolé B
11 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec son partenaire A
12 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec des parents ou alliés et/ou d’autres personnes (pas d’enfants) A
13 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec son partenaire et des parents ou alliés et/ou d’autres personnes (pas d’enfants) A
14 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec un ou plusieurs enfants mineurs non mariés E
15 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec son partenaire et un ou plusieurs enfants mineurs non mariés E
16 le bénéficiaire cohabite avec un ou plusieurs enfants mineurs non mariés et des parents ou alliés et/ou d’autres personnes E
17 le bénéficiaire cohabite avec son partenaire et un ou plusieurs enfants mineurs non mariés et des parents ou alliés et/ou d’autres personnes E
18 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec des enfants majeurs A
19 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec son partenaire et des enfants majeurs A
20 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec des enfants majeurs et des parents ou alliés et/ou d’autres personnes A
21 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec son partenaire et des enfants majeurs et des parents ou alliés et/ou d’autres personnes A
22 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec plusieurs enfants parmi lesquels au moins un enfant mineur non marié E
23 le bénéficiaire cohabite exclusivement avec son partenaire et plusieurs enfants parmi lesquels au moins un enfant mineur non marié  E
24 le bénéficiaire cohabite avec plusieurs enfants parmi lesquels au moins un enfant mineur non marié et des parents ou alliés et/ou d’autres personnes  E
25 le bénéficiaire cohabite avec son partenaire et plusieurs enfants parmi lesquels au moins un enfant mineur non marié et des parents ou alliés et/ou d’autres personnes  E
26 le bénéficiaire cohabite avec au moins un enfant mineur non marié et un partenaire qui ne remplit pas les conditions de la catégorie A ou E

El s'agit ici de la situation familiale réelle du bénéficiaire principal. 

A= catégorie cohabitant  B=catégorie isolé  E= catégorie charge de famille

Le CPAS inscrit le nombre de personnes appartenant au dossier. L'aide octroyée au bénéficiaire principal est en fait destinée à tous les bénéficiaires du dossier.

Il s'agit de la date de la première inscription au Registre National.

Cette rubrique doit être complétée pour les statuts A, B, C, I et K mais non pour les statuts E, F, G et H.

Le CPAS indique si le bénéficiaire séjourne en Belgique depuis cinq ans avec ou sans interruption La période de 5 ans est à calculer à partir de la première date d’inscription au registre des étrangers.

Les codes suivants sont possibles :

0 le bénéficiaire principal n'a pas séjourné cinq ans en Belgique
1 le bénéficiaire principal a séjourné cinq ans sans interruption en Belgique
2 le bénéficiaire principal a séjourné cinq ans en Belgique mais de façon interrompue

Dans cette rubrique, le CPAS peut attribuer un numéro de référence en 12 positions au maximum.

Bénéficiaire secondaire

Suffixe

Un suffixe unique en deux positions est attribué à chaque bénéficiaire secondaire.  Ce suffixe complète le numéro de dossier, qui est celui du bénéficiaire principal. Le suffixe doit être repris avec le numéro de dossier sur les autres formulaires introduits par le CPAS.

Chaque bénéficiaire secondaire reçoit un seul suffixe dans le dossier.

Ce suffixe est immuable; le bénéficiaire secondaire le conserve tant qu'il fait partie du dossier

61. Nom

62. Prénom

63. Date de naissance

64. Numéro NISS

65.  Statut

67. Nationalité

Les rubriques 61. à 67. : les instructions des rubriques correspondantes du bénéficiaire principal s'appliquent également ici.

Le CPAS inscrit ici le lien entre chaque bénéficiaire secondaire et le bénéficiaire principal.

Les codes suivants sont possibles :

01 partenaire du bénéficiaire
02 enfant mineur à charge du bénéficiaire