Procedure

Het OCMW brengt zijn beslissing (per wetgeving RMI/Wet ’65/organieke wet) in zijn eigen softwarepakket Indien het OCMW niet over een eigen sofwaretoepassing beschikt, kunnen ze gebruik maken van het softwarepakket “PrimaWeb” dat door de POD MI gratis ter beschikking wordt gesteld. in en verstuurt deze op elektronische wijze via het netwerk van de sociale zekerheid (KSZ) en volgens een door de POD MI aanvaard model naar NovaPrimaDit is het terugbetalingsprogramma van de POD MI.. Het versturen van deze beslissingen gebeurt online, het OCMW kan evenwel zelf beslissen om hun verzendingen te groeperen (zgn. “verzending in batch”).

Wanneer NovaPrima een beslissing (vanaf nu formulier genaamd) ontvangt wordt deze ook online verwerkt.

Deze verwerking houdt een aantal online controles in zoals verificatie van de vermelde gegevens in het formulier, controle van een aantal gegevens uit externe gegevensstromen zoals het Rijksregister,… Tijdens deze verwerking wordt er ook automatisch een antwoord verstuurd dat bestaat uit een ontvangstbevestiging en het resultaat van de controles.

Aangezien de betaling niet onmiddellijk volgt (zie onder) zijn er ook nog een aantal controles die a posteriori gebeuren (bijvoorbeeld wanneer de POD MI nadien automatisch – vb. via mutaties vanuit het Rijksregister – op de hoogte gebracht wordt dat er een wijziging gebeurde) waardoor de terugbetaling door de POD MI dient herzien te worden.

Iedere 1ste zondag van de maand wordt er een verzamelstaat opgemaakt per OCMW. Dit betekent dus dat alle beslissingen die in de loop van de vorige maand werden ingestuurd worden verzameld en er wordt berekend wat de POD MI voor deze beslissingen moet terugbetalen. Het OCMW krijgt dan automatisch in zijn eBox een lijst met daarop alle door de POD MI aanvaarde/geweigerde beslissingen (= “ontvangst”) en een overzicht van de bedragen die zullen betaald worden (= “maandstaat” = overzicht van alle kostenstaten die werden verrekend).

Het formaat van deze lijsten die naar de eBox worden gestuurd zijn pdf,txt ,csv,xml.

Ook wordt een algemene maandstaat (= totaal bedrag per OCMW) opgemaakt die in Fedcom wordt geïnjecteerd zodat de Thesaurie kan overgaan tot effectieve uitbetaling.

De doelstelling hierbij is dat, behoudens problemen die buiten onze controle vallen  (betalingen door de Schatkist, begrotingsbeslissingen,…), de kostenstaten die vóór de eerste zondag van de maand werden doorgestuurd zijn, op het einde van die maand ook aan de OCMW’s worden uitbetaald.

Na de opmaak van de maandstaat van december wordt er ook jaarlijks automatisch een eindafrekening opgemaakt. De OCMW’s krijgen dan samen met een begeleidende brief verschillende lijsten in hun eBox:

• Een lijst m.b.t. de betalingen die gebeurd zijn in het jaar en ook betrekking hebben op dit jaar;
• Een lijst m.b.t. de betalingen die gebeurd zijn in het jaar maar die betrekking hebben op voorgaande jaren;
• Een globaal overzicht van alle betalingen die gebeurd zijn in dat jaarHet betreft dus de som van de eerste twee vermelde lijsten.;
• Een globaal overzicht van alle betalingen per budgetartikel.

De enige wijziging die de OCMW’s n.a.v. de 6de staatshervorming (zie ook onder) hierbij ondervinden is dat alle bovenvermelde lijsten werden verdubbeld: één met het deel ten laste van de Staat en één met het deel ten laste van de gefedereerde entiteiten.

Dit betekent ook dat ze maandelijks (per wetgeving RMI/Wet ’65) twee verschillende betalingen ontvangen.

Impact 6de staatshervorming

Naar aanleiding van de zesde staatshervorming nemen de gefedereerde entiteiten vanaf het budgetjaar 2015 de bevoegdheden op het gebied van het arbeidsmarktbeleid volledig over.

Er is evenwel overeengekomen dat de POD Maatschappelijke Integratie (POD MI) ook in de toekomst de rol van uniek loket blijft vervullen voor de verwerking van de elektronische subsidieaanvragen via het netwerk van de sociale zekerheid.

De financiering gebeurt evenwel op rekening van de gefedereerde entiteiten.

De inhoud van NovaPrima wordt één keer per maand (rond de 15de) overgezet naar het Infocenter om statistieken te kunnen ontwikkelen. Bij deze overzetting wordt er ook in een aggregatie van gegevens voorzien (via ETL).

Op basis van deze statistieken wordt in een rapportering naar de gefedereerde entiteiten toe voorzien.

Daarbij krijgen ze :

1. Elke 20e van de maand, via een geautomatiseerde verzending aan de door de gefedereerde entiteiten gecommuniceerde e-mailadressen, een algemene maandelijkse overzicht met per maatregel de door de POD MI betaalde bedragen  (voor rekening van de gewesten).
2. Jaarlijks, via de eBOX (Instelling), een gedetailleerde afrekening per OCMW en per begunstigde.

Financiering gefedereerde entiteiten

Er wordt niet voorzien in financiële stromen tussen de verschillende gefedereerde entiteiten en de POD MI. De betalingen aan de OCMW’s die door de POD MI gebeuren op rekening van de gefedereerde entiteiten worden direct verrekend met de algemene dotatie voor de gewesten.

Het verloop is als volgt :

1. Jaarlijks wordt het bedrag geraamd dat zal nodig zijn om de kosten van het arbeidsmarktbeleid voor de betreffende gefedereerde entiteiten te dekken. De opmaak van deze ramingen loopt parallel met de “gewone” begrotingsopmaak, maar het zijn de gewesten zelf die hiervoor instaan.
2. Maandelijks doet de POD MI een “behoeftenbepaling”, d.w.z. dat er wordt ingeschat over hoeveel (vereffenings)krediet de POD MI de volgende maand moet beschikken om alle betalingen te kunnen doorvoeren. Voor de 15de van de maand wordt deze behoeftebepaling bezorgd aan de FOD Financiën. De FOD Financiën maakt dan de gevraagde middelen rond de 3de dag van de volgende maand vrij. Het is dit bedrag dan zal worden afgehouden van de dotatie.
3. Aangezien de afhouding van de dotatie (= “kasmiddelen”) voorafgaat aan de eigenlijk betalingen, rest er op het eind van het jaar normaal gezien steeds een saldo. Dit saldo wordt dan doorgeschoven naar het volgende jaar.