Procédure

Le CPAS introduit sa décision (en vertu de la législation DIS / Loi 65 / Loi organique) dans son logiciel[1] Si le CPAS ne possède pas son propre logiciel, il peut utiliser le logiciel « PrimaWeb » que le SPP IS met gratuitement à disposition. et l'envoie par voie électronique via le réseau de la sécurité sociale (BCSS) et adresse ensuite à NovaPrima un modèle accepté par le SPP IS[2] Il s'agit du programme de remboursement du SPP IS.. L'envoi de ces décisions est réalisé en ligne. Le CPAS peut également décider de grouper ses envois (à savoir, un « envoi en lot »).

Si NovaPrima reçoit une décision (désormais appelée formulaire), cette dernière est traitée en ligne.

Ce traitement implique plusieurs contrôles en ligne, tels que la vérification des données communiquées dans le formulaire, le contrôle de plusieurs données provenant de sources externes telles que le Registre national,... Au cours de ce traitement, une réponse est automatiquement envoyée et contient un accusé de réception et le résultat des contrôles.

Étant donné que le paiement n'est pas exécuté immédiatement (voir ci-dessous), plusieurs contrôles doivent encore être exécutés a posteriori (par exemple, quand le SPP IS est ensuite automatiquement informé - par ex., via des mutations à partir du Registre national - qu'une modification a été réalisée, ce qui implique que le remboursement par le SPP IS doit être vérifié).

Un état récapitulatif est établi, par CPAS, chaque 1er dimanche du mois. Cela signifie donc que toutes les décisions qui ont été envoyées au cours du mois précédent sont regroupées et que le montant que le SPP IS doit rembourser pour ces décisions est calculé. Le CPAS recueille automatiquement dans son eBox une liste énumérant toutes les décisions acceptées/rejetées par le SPP IS (= « réception ») ainsi qu'un aperçu des montants qui seront payés (= « état mensuel » = aperçu de tous les relevés de dépenses qui ont été imputés).

Ces listes envoyées dans l'eBox sont aux formats pdf, txt, csv ou xml.

Un relevé mensuel général (= montant total par CPAS) est également établi et est injecté dans Fedcom afin que la Trésorerie puisse procéder au paiement effectif.

Sauf problèmes indépendants de notre volonté (paiements par la Trésorerie, décisions budgétaires, …), l'objectif poursuivi est de garantir l'envoi des états de dépenses avant le premier dimanche du mois ainsi que leur paiement au CPAS à la fin de ce mois.

De même, un décompte final est automatiquement et annuellement envoyé après l'établissement du relevé mensuel du mois de décembre. Les CPAS reçoivent donc différentes listes et une lettre explicative dans leur eBox :

• Une liste relative aux paiements exécutés au cours de l'année et à ceux afférents à cette année ;
• Une liste relative aux paiements exécutés au cours de l'année, mais afférents aux années précédentes ;
• Un aperçu global de tous les paiements exécutés au cours de cette année [3] Il s'agit donc de la somme de deux premières listes susmentionnées.;
• Un aperçu global de tous les paiements par article budgétaire.

La seule modification concernant les CPAS et apportée après la 6e réforme de l'État (voir également ci-dessous) réside dans le fait que les listes susmentionnées ont été doublées : une première liste reprenant la partie à la charge de l'État et une seconde liste précisant la partie à la charge des entités fédérées.

Cela signifie également qu'ils percevront mensuellement deux paiements différents (en vertu de la législation DIS/Loi 65).

Impact de la 6e réforme de l'État

Conformément à la sixième réforme de l'État, les entités fédérées reprennent, à partir de l'exercice budgétaire 2015, l'ensemble des compétences dans le domaine de la politique relative au marché de l'emploi.

Il a néanmoins été convenu que le SPP Intégration sociale (SPP IS) remplisse toujours à l'avenir le rôle de guichet unique pour le traitement des demandes de subside électroniques via le réseau de la sécurité sociale.

Le financement est toutefois imputé sur le compte des entités fédérées.

Le contenu de NovaPrima est transféré mensuellement (aux environs du 15e jour du mois) au Infocentre afin de pouvoir établir des statistiques. Une agrégation des données (via ETL) est également prévue lors de ce transfert.

Un rapport est envoyé aux entités fédérées sur la base de ces statistiques.

Dans ce cadre, elles reçoivent :

1. Le 20 de chaque mois, via un envoi automatisé aux adresses électroniques communiquées par les entités fédérées, un aperçu mensuel général précisant les montants payés, par mesure, par le SPP IS (pour le compte des régions).
2. Un décompte annuel détaillé par CPAS et par bénéficiaire via l'eBox (Institution).

Financement des entités fédérées

Aucun flux financier n'est prévu entre les différentes entités fédérées et le SPP IS. Les paiements exécutés aux CPAS et réalisés par le SPP IS pour le compte des entités fédérées, sont directement imputés sur la base de la dotation générale pour les régions.

La procédure est la suivante :

1. Le montant qui sera nécessaire afin de couvrir les coûts de la politique du marché du travail pour les entités fédérées concernées est annuellement estimé. Ces estimations sont réalisées parallèlement à l'établissement « normal » du budget, mais les régions mêmes s'en chargent.
2. Le SPP IS procède mensuellement à une « détermination des besoins », à savoir qu'il estime le montant du crédit (d'imputation) dont il devra disposer au cours du mois suivant afin de pouvoir exécuter tous les paiements. Cette détermination des besoins est communiquée au SPF Finances avant le 15e jour du mois. Le SPF Finance libère les moyens demandés aux environs du 3e jour du mois suivant. Ce montant est celui qui sera prélevé de la dotation.
3. Étant donné que le prélèvement sur la dotation (= « moyens de trésorerie ») précède les paiements effectifs, un solde devrait normalement toujours subsister à la fin de l'année. Ce solde sera alors reporté sur l'année suivante.