E-Box

1. Qu'est-ce que l'e-Box ?

L'e-Box est la boîte aux lettres électronique sécurisée du portail de la sécurité sociale.

Il y a quatre différents types d'e-Box :

• L'e-Box de l'entreprise, destinée aux entreprises. Cette e-Box permet aux organismes de la sécurité sociale de transmettre en toute sécurité des documents et des tâches aux entreprises.
• L'e-Box personnelle, destinées aux fonctionnaires. Cette e-Box permet aux organismes de la sécurité sociale de transmettre en toute sécurité des documents aux fonctionnaires.
• L'e-Box de l'institution, destinée aux établissements publics. Cette e-Box permet aux organismes de la sécurité sociale de transmettre en toute sécurité des documents aux établissements publics.
• Avec « My e-Box », vous disposez d'un accès personnel aux documents qui vous appartiennent directement. Vous avez ainsi tous vos documents sous la main, où et quand vous voulez, dans un environnement hautement sécurisé. Finie la paperasse !

Grâce à l'application e-Box, différents utilisateurs peuvent recevoir en format électronique d'innombrables documents trouvés en effectuant des actions sur le site portail de la sécurité sociale : une copie de leurs déclarations en ligne, la réponse aux demandes de réception de données administratives, etc.

L'e-Box est aussi un canal spécifique par le biais duquel a lieu la communication entre le SPP et les CPAS.

1.2 Qui publie des données dans l'e-Box ?

En publiant des données dans l'e-Box, les différents organismes de la sécurité sociale peuvent échanger plus rapidement et plus simplement certaines informations avec des entreprises, des établissements publics ou des fonctionnaires.

Ces établissements publient alors également des données dans l'e-Box par le biais de différentes applications.

1.3 Quelles données sont publiées dans l'e-Box ?

L'e-Box contient essentiellement des documents.

Les documents qui sont publiés dans l'e-Box sont principalement le résultat d'actions exécutées sur le site portail de la sécurité sociale par un utilisateur de l'entreprise ou de l'établissement : une copie de ses déclarations en ligne, la réponse à des demandes de réception de données administratives, etc.

Lorsqu'un organisme de la sécurité sociale modifie ou rectifie une déclaration, l'utilisateur voit de surcroît, tout à fait automatiquement, un document avec les modifications/rectifications qui ont été apportées dans l'e-Box.

Les documents reçus peuvent avoir différents formats de fichier. Les plus courants sont : pdf, doc, xml, csv, zip...

2. Quelles informations sur le remboursement un CPAS peut-il trouver dans l'e-Box ?

Le SPP IS envoie chaque mois à l'e-Box des CPAS des listes, appelées relevés mensuels, de tous les dossiers « revenu d'intégration » et « équivalent du revenu d'intégration » qui ont été payés. De telles listes sont également envoyées mensuellement pour les occupations relevant de la compétence des Régions, mais qui sont encore payées par le SPP IS.

• Un aperçu annuel des dossiers « revenu d'intégration » et « équivalent du revenu d'intégration » est envoyé 1 x par an.
• Un aperçu des formulaires contenus dans un reçu (mensuellement)
• Une liste des formulaires bloqués/débloqués (quotidiennement)
• En cas de « chevauchement »
• Notification de changement de statut (quotidiennement)

3. Une nouveauté dans l'e-Box : « Clignotants »... Désormais également disponibles en ligne.

Le SPP IS a commencé, en 2014, à envoyer des signaux d'alarme aux CPAS, appelés « clignotants ».

Ces signaux attirent l'attention des CPAS sur l'existence de sources de revenus qui n'ont pas été relevées dans un dossier après un premier contrôle auprès de différentes sources authentiques : registre national, emploi, chômage, pensions, allocations familiales, handicap, mutualité, biens immobiliers, etc. 

Chaque CPAS reçoit mensuellement une liste des dossiers dans lesquels une anomalie a été découverte. Deux fois par an, les CPAS reçoivent aussi une liste récapitulative qu'ils peuvent optimiser et renvoyer au SPP IS, avec les codes permettant d'annuler les clignotants superflus. 

Depuis le lancement de la mesure, la situation générale s'est considérablement améliorée. Les CPAS font un meilleur usage de différentes sources, de sorte que le nombre de clignotants baisse et que le nombre des CPAS qui ne reçoivent plus de clignotants augmente.

Nous avons pleinement conscience du fait que le traitement de ces listes de contrôle requiert du temps et des moyens de la part du CPAS. C'est pourquoi le SPP IS a élaboré, en collaboration avec les éditeurs de logiciels, l'échange électronique de ces clignotants. Ils sont aujourd'hui envoyés au logiciel social du CPAS par le canal des mutations. Les clignotants sont ainsi directement accessibles. Par le biais d'un flux de rétroaction, les remarques des CPAS sont aussi immédiatement envoyées à partir du logiciel social au SPP IS.

Ce développement fait qu'il n'est plus nécessaire de consulter les listes mensuelles par le biais de l'e-Box pour répondre « dans le sens du courant » et pour traiter les tableaux synoptiques bisannuels. Cette adaptation est le fruit de notre recherche permanente de la simplification administrative pour les CPAS.

Dans l'intervalle, la plupart des progiciels ont été adaptés aux clignotants électroniques. Cependant, si vous ne disposez pas encore de cette fonctionnalité, vous pouvez demander des informations auprès de votre fournisseur de logiciels.

Les listes actuelles (mensuelles et semestrielles) seront encore envoyées par le biais de l'e-Box jusqu'à ce que la version électronique ait été adoptée par le CPAS.

Vous trouverez de plus amples informations concernant l'e-Box sur : https://professional.socialsecurity.be/site_fr/civilservant/Applics/epp/index.htm